Ferramenta institucional para envio e recebimento de mensagens eletrônicas.
Todos os colaboradores do Instituto Dragão do Mar, incluindo os estagiários e prestadores de serviços contínuos, possuem e-mail institucional. A caixa de e-mail pode ser acessada pelo endereço email.idm.org.br.
Use o endereço eletrônico institucional (@idm.org.br) exclusivamente para as atividades profissionais. Lembre-se que o e-mail fornecido pelo Instituto Dragão do Mar (IDM) é uma ferramenta de trabalho e pertencente à Instituição, sendo vedada a sua utilização para fins particulares como cadastro em lojas, estabelecimentos ou listas promocionais. Portanto, a comunicação por e-mail institucional é considerada oficial e possui valor documental, podendo ser comprovado seu envio, com confirmação de data e hora.
Além dos e-mails individuais também foram criados outros e-mails de encaminhamento:
Cada coordenação da Sede possui um e-mail de encaminhamento (Administrativo, Inovação, Comunicação, Diretoria, Secretaria Executiva, etc), por exemplo administrativo@idm.org.br
Cada equipamento possui um e-mailpara contato com os seus colaboradores, exemplo ccbj@idm.org.br
Cada setor do equipamento que se comunique com o público externo, a exemplo do administrativo, produção, comunicação, educativo, agendamento, também possuem um e-mail de encaminhamento, exemplo: ascom.portoiracema@idm.org.br
🪂 Primeiro acesso
Abra o seu e-mail pessoal e encontre a mensagem enviada pela conta do Google Workspace.
Clique no botão Fazer login.
Na tela de boas vindas leia os termos de serviço e política de privacidade e clique em Aceitar.
Crie uma senha para o seu e-mail institucional, confirme a senha e clique em Alterar senha.
Selecione o serviço do Gmail.
💌 Configurando o seu e-mail
Adicionar a assinatura
Modelo de assinatura do seu equipamento.
Casa de Saberes Cego Aderaldo Centro Cultural Bom Jardim Centro de Formação Olímpica Centro Dragão do Mar de Arte e Cultura Cineteatro São Luiz Complexo Ambiental Mirante do Caldas
Complexo Ambiental Caminhos do Horto
Complexo Ambiental e Gastronômico da Sabiaguaba Escola de Artes e Ofício Thomaz Pompeu Sobrinho Escola de Gastronomia Social Ivens Dias Branco Escola Porto Iracema das Artes Porto Dragão - Hub Cultural do Ceará Sede do Instituto Dragão do Mar Theatro José de Alencar Vila da Música Monsenhor Ágio Augusto Moreira
Clique no modelo de assinatura correspondente ao seu equipamento.
Insira o seu nome, cargo e telefone, depois clique no botão Copiar assinatura.
Acesse email.idm.org.br
No canto superior direito, clique em
> Ver todas as configurações.
Role para baixo até a seção "Assinatura", clique em Criar nova. Insira um nome, clique no cadro da assinatura e utilize o comando do teclado Ctrl e V para colar.
Na seção "Padrões de assinatura" selecione o nome da assinatura para o uso em "Novos e-mails" e "Respostas / Encaminhamentos".
Na parte inferior da página, clique em Salvar alterações.
E-mail de encaminhamento
Para alguns setores e projetos, são solicitados a criação de e-mails diferenciados. Os colaboradores responsáveis por esses e-mails podem configurar seu usuário institucional para receber e responder mensagem dos respectivos emails de encaminhamento, sem precisar transitar entre as contas.
Os e-mails de encaminhamento devem ser solicitados por este formulário.
Configurar um e-mail de encaminhamento na sua conta institucional
Acesse sua conta.
No canto superior direito, clique em
> Ver todas as configurações.
Na seção "Contas", clique em Adicionar outro endereço de e-mail. Insira o nome da conta, o e-mail de encaminhamento e clique em Próxima etapa.
Após a confirmação, na seção "Contas” novamente, selecione a opção Responder pelo mesmo endereço em que a mensagem foi recebida.
Como enviar uma mensagem pelo e-mail de encaminhamento
Ao escrever uma mensagem, você poderá escolher qual o endereço de e-mail utilizará, seu pessoal ou seu de encaminhamento. Basta modificar o remetente no campo “De” para o e-mail que deseja utilizar.
Como organizar a sua caixa de entrada com o e-mail de encaminhamento
Recomendamos que utilize o recurso de marcadores (funciona de forma semelhante a pasta no seu computador) para os e-mails de encaminhamento como forma de não misturar com as mensagens da caixa de entrada do seu e-mail pessoal.
No canto superior direito, clique novamente em
Na seção "Filtros e endereços bloqueados", clique em Criar novo filtro.
No campo "Para" insira o endereço de e-mail de encaminhamento e clique em Criar filtro.
Selecione a Ignorar a caixa de entrada (Arquivar). Depois selecione a opção Aplicar marcador, clique na caixa ao lado (Escolha um marcador) e clique na opção Novo marcador.
Insira o no nome do marcador e clique em Criar.
Por fim clique em Criar filtro.
Agora, para acessar as mensagens recebidas pelo e-mail de encaminhamento basta clicar no nome do marcador que você criou no menu do lado esquerdo.
Configurar um perfil profissional no navegador
Um problema comum para quem trabalha no computador é separar os perfis de uso doméstico e profissional. Por isso recomendamos a utilização do navegador Google Chrome que permite uma fácil configuração dos dois perfis no mesmo navegador.
Com o uso de perfis, você pode manter todas as suas informações do Chrome separadas, como favoritos, histórico, senhas e outras configurações.
Adicionar um novo perfil
No computador, abra o Chrome.
No canto superior direito, clique em Perfil
.
Clique em Adicionar.
Se você escolher sincronizar com sua Conta do Google, o nome do perfil será automaticamente igual ao da conta.
Escolha um nome, uma foto e um esquema de cores.
Alternar entre os perfis
No computador, abra o Chrome.
No canto superior direito, clique em Perfil
Escolha o perfil que você quer usar.
Mude o nome, a foto ou a cor
No computador, abra o Chrome.
No canto superior direito, clique em Perfil
Ao lado de "Outros perfis", selecione Gerenciar perfis
No canto superior direito do perfil que você quer editar, clique em Mais Mais
Editar.
Digite um nome novo ou selecione uma foto ou um tema de cores diferentes. As alterações serão salvas automaticamente.
Caso você utilize o navegador Firefox, veja o guia de como criar um novo perfil.
Adicionar uma nova conta no seu celular
Este processo pode ser feito em qualquer celular Android. Vale ressaltar que o passo a passo abaixo pode ser um pouco diferente dependendo do modelo do seu aparelho.
Abra o aplicativo Configurações do dispositivo.
Toque em Contas > Google.
Siga as instruções para adicionar a conta.
Como alternar entre as contas
Abra o aplicativo.
Toque em sua foto de perfil no canto superior direito.
Toque no nome da nova conta para alternar.
O aplicativo da agenda junta as duas contas cadastradas, sendo possível configurar no item Menu 
Se você utiliza um celular Iphone veja o guia de como adicionar uma nova conta no aplicativo do Gmail.
🤝🏽 Boas práticas para a utilização do e-mail
Criação de grupos para facilitar a gestão das equipes
Os grupos são uma boa forma de organizar equipes de um setor ou de um projeto. Ao invés de digitar o e-mail de todos os participantes, só é preciso digitar o e-mail do grupo. Além disso, se houver alguma mudança na equipe, basta atualizar os integrantes do grupo. Com um grupo, você pode:
Enviar e-mails para todos os participantes de um único endereço.
Convidar os participantes para uma reunião.
Compartilhar conteúdo, inclusive arquivos, sites, vídeos e agendas, com os participantes.
Participar de discussões ou de uma Caixa de entrada colaborativa no Grupos do Google.
Mantenha a linha da conversa usando um e-mail por assunto
Para que os seus contatos recebam e-mails em sequência em uma única conversa, utilize o recurso de resposta em vez de criar conversas individuais separadas para cada e-mail. Isso cria um contexto para os contatos e permite que eles vejam todas as interações sobre o mesmo assunto em um só lugar. Por isso lembre sempre de procurar um e-mail que você recebeu e responder dentro dele ao invés de criar um novo e-mail com o mesmo assunto.
Regras de segurança
Recomendações de segurança ao utilizar o e-mail institucional.
Não responda e-mails que solicitam recadastramento de senha.
Não responda e-mail que solicite informações confidenciais, seja de qualquer pessoa, instituição financeira ou empresa. Em caso de dúvida certifique-se da autenticidade do remetente, acione a pessoa por outro meio de comunicação, em caso de instituição financeira há outras formas de contato, nunca será por e-mail. Se não for possível garantir a confiabilidade delete o e-mail.
E-mails que utilizam de textos muito chamativos, como “Você ganhou um prêmio”. “Sua senha está expirando”, “Super desconto nestes produtos”. Nesses casos basta apagar o e-mail ou marcar o mesmo como SPAM.
Cuidado com arquivos em anexo, principalmente se tiver com extensão do tipo (.exe, .scr, .com, .bat etc), que possam ser algum tipo de malware.
Malwares: termo genérico usado para se referir a programas desenvolvidos para executar ações danosas e atividades maliciosas em um computador ou dispositivo móvel. O e-mail pode ser um veículo para um malware disfarçado de arquivo anexou ou conter um link que ao ser aberto, remete ao software mal intencionado.
Spam: são e-mails não solicitados, enviados para um grande número de pessoas. Fazendo uma analogia quando um morador abre a caixinha de correio de sua casa e encontra 20 panfletos de pizzaria, 11 de entrega de gás, 4 de imobiliária, etc. Ele separa as correspondências e permanece apenas com aquilo que é necessário. No caso do e-mail o usuário precisa selecionar o que não for necessário e mover para a pasta spam, com isso ele vai definindo o sistema de filtros anti-spam.
⛱️ 3 recursos para facilitar a sua vida
Agende o envio de e-mail
É possível programar e-mails para serem enviados mais tarde. Quando programados, os e-mails podem ser enviados alguns minutos após o horário agendado.
No computador, acesse email.idm.org.br
No canto superior esquerdo, clique em Escrever.
Crie o e-mail.
Na parte inferior esquerda, ao lado de "Enviar", clique na seta suspensa Mais opções de envio.
Clique em Programar envio.
Marcar e-mails com estrela
Quando você marca um e-mail com uma estrela, significa que ele é considerado importante. Isso ajudará você a lembrar de dar uma olhada nele mais tarde.
Acesse email.idm.org.br
Na Caixa de entrada, à esquerda da mensagem, clique na estrela
. Se a mensagem estiver aberta, clique em Mais > Adicionar estrela.
Se for possível usar várias estrelas, continue clicando no ícone até você ver a estrela que quer usar.
Modelos de e-mail
Não quer mais digitar a mesma resposta sempre que recebe e-mails com perguntas básicas? Basta escrever sua resposta uma vez e salvar o e-mail como um modelo. Depois, você pode abrir o modelo e enviá-lo novamente com apenas alguns cliques. Veja aqui como criar modelos de e-mail.
🎥 Vídeo Tutorial
Recomendamos que você acesse nosso vídeo tutorial, postado no Youtube do IDM, caso ainda tenha ficado alguma dúvida sobre o uso do E-mail Institucional.
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